LINE公式アカウントの応答メッセージの設定方法は？【自動返信機能】

LINE公式アカウントには、友だちからのメッセージに自動で返信する『応答メッセージ』という機能があります。

応答メッセージを設定することで、利用者に迅速で対応できたり業務効率化ができたりといったメリットがあります。

しかし、応答メッセージの利用を考えている方の中には、

「応答メッセージの仕組みが分からない」

「自動返信機能の活用方法を知りたい」

と疑問を持たれている方も多いでしょう。

応答メッセージには2つの応答方法があり、設定方法も少し複雑です。

この記事では、LINE公式アカウントの応答メッセージ・自動返信機能の設定方法について、活用方法やメリットとあわせて詳しく紹介します。

応答メッセージ・自動返信機能とは？

応答メッセージ・自動返信機能とは、友だちからのメッセージに対して自動で送られるメッセージのことです。

あらかじめ定型メッセージを設定しておくことで、自動で返信をしてくれます。

応答メッセージには、『一律応答』と『キーワード応答』の2つの応答方法があります。

それぞれの応答方法について、以下で確認してみましょう。

一律応答

一律応答とは、メッセージ内容にかかわらず、友だちから送られてくるすべてのメッセージに対して自動でメッセージを送信する方法です。

どのようなメッセージが届いても、あらかじめ設定しているメッセージ内容を自動で返信してくれます。

そのため、「メッセージを送ったのに返信が来ない」という事態を防ぐことができます。

一律応答を複数設定した場合は、設定したメッセージがランダムに送信される仕組みです。

【一律応答のメッセージ例文】

• 「チャットでのお問い合わせ対応時間は、平日9:00〜18:00となっております。」

• 「このアカウントからは個別に返信することができません。」

• 「現在、担当者が不在のため、後ほどご連絡いたします。」

• 「お返事には少々お時間をいただく場合がございます。」

キーワード応答

キーワード応答とは、あらかじめ設定しておいたキーワードを含んだメッセージが友だちから送られてきた際、自動でメッセージを送信する方法です。

前述の一律応答は、どのような質問に対してもすべて同様のメッセージを送ってしまうのに対し、キーワード応答は友だちのメッセージ内容に沿った適切な返信ができます。

そのため、ただの自動返信よりも、友だちとのコミュニケーションが成立しやすくなります。

キーワードは、聞かれる頻度が多い質問を想定して設定しておくのがおすすめです。

【キーワード応答のメッセージ例文】

• 『営業時間』というキーワードを設定した場合：「営業時間は〇時～〇時です」

• 『電話番号』というキーワードを設定した場合：「電話番号は〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇）」

• 『駐車場』というキーワードを設定した場合：「最寄りの駐車場は〇〇駐車場です。」
• 『料金プラン』というキーワードを設定した場合：「料金プランの詳細については、以下のリンクをご確認ください」

応答メッセージ・自動返信機能のポイント

応答メッセージ・自動返信機能を利用するにあたって、いくつかのポイントがあります。

ここでは、応答メッセージ・自動返信機能のポイントについて解説します。

一律応答とキーワード応答は併用できる

一律応答とキーワード応答は併用ができます。

キーワード応答は友だちからのメッセージに対して、完全一致した場合にのみメッセージが自動返信される仕組みです。

完全一致しなかった場合は、一律応答で設定したメッセージが自動返信されます。

営業時間外にきたメッセージに対しては一律応答で返信しつつ、具体的なキーワードのメッセージに対しては詳細な情報をキーワード応答で提供するといった併用方法も可能です。

このように2種類の応答方法を併用することで、時間がかかりがちな顧客対応を一層スムーズに行えます。

チャットと自動返信機能も併用できる

チャットと自動返信機能も併用することができます。

併用した場合、友だちからのメッセージに対して先に応答メッセージが反応するようになっています。

時間を区切って、チャットと自動返信の切り替えを行うといった対応も可能です。

たとえば、営業時間内はチャットで対応し、営業時間外は自動返信で対応することができます。

ただし、自動返信機能からチャットを利用する場合は、チャット画面にて手動でチャットに切り替える必要があるため、切り替え忘れなどがないよう注意が必要です。

キーワード応答は完全一致でのみ利用可能

前述の通り、キーワード応答は設定したキーワードと送られてきたメッセージが完全一致でのみ利用可能です。

たとえば、『営業時間』というキーワードを設定し、営業時間に関連するメッセージに対して自動で返信したい場合、「営業時間は？」といったメッセージには機能しません。

そのため、キーワード応答は完全一致であるということを念頭に置いて、キーワードやメッセージ内容を設定することが重要です。

友だちからのメッセージに対して合致する返信でないと不信感につながるため、頻繁にキーワード応答の設定を見直すといいでしょう。

自動応答のメッセージ上限は51キーワードまで

自動応答メッセージのキーワードは、1つの応答メッセージに対して最大51個まで設定できます。

前述の通り、自動応答は友だちからきたメッセージと設定したキーワードが完全一致しなければ自動でメッセージが返信されません。

関連する質問や問い合わせとして考えられるキーワードを複数設定しておくことで、友だちの利便性を高められるでしょう。

以下では、『営業時間』に関するキーワードの例をいくつかご紹介します。

• 営業時間は？

• 何時から何時まで営業していますか？

• 営業時間を教えてください。

• 何時に開店しますか？

• 何時に閉店しますか？

• 営業時間について知りたいです。

• 何時まで営業していますか？

• 営業時間は何時から何時までですか？

• 営業時間を確認したいです。

• オープン時間は？

• クローズ時間は？

• 何時に開いていますか？

• 何時に閉まりますか？

• 営業開始時間は？

• 営業終了時間は？

応答メッセージ・自動返信機能の設定方法

応答メッセージ・自動返信機能の設定方法は、web版とアプリ版とで異なります。

ここではweb版とアプリ版、それぞれの設定方法について解説します。

web版での設定方法

web版で応答メッセージ・自動返信機能を設定する方法は、以下の通りです。

1．LINE公式アカウントの管理画面にログインし、左横のメニューにある『応答メッセージ』をクリックします。

2．右上にある『作成』をクリックします。

3．各項目を設定します。

項目	内容
①タイトル	分かりやすいタイトルで設定しましょう。 管理画面のみで表示され、ユーザーには表示されません。
②応答タイプ	『一律応答』、もしくは『キーワード応答』のどちらかを選択します。 『キーワード応答』を選択する場合は、あわせてキーワードを入力しましょう。
③オプション設定	特定の期間や時間に応答メッセージを利用したい場合は『スケジュールを設定する』にチェックを入れ、期間・時間を設定しましょう。
➃メッセージ設定	応答メッセージ送信時に送信されるメッセージ内容を設定します。 テキストだけでなく、写真や動画、スタンプなどを設定することが可能です。 また、事前にリッチメッセージやカードメッセージ、クーポンなども作成しておくことで応答メッセージに設定することができます。

4．各項目の入力が完了した後は、『利用開始』ボタンを押します。

利用開始をしない場合は、『保存』ボタンを押して保存状態にしておくことが可能です。

アプリ版での設定方法

アプリ版で応答メッセージ・自動返信機能を設定する方法は、以下の通りです。

1．アカウントホーム画面にある『応答メッセージ』を選択します。

2．メッセージを新規作成する場合は、『作成』ボタンをタップします。

作成済みのメッセージを編集する場合は、表示されている該当のメッセージをタップしましょう。

3．作成画面で各項目を設定し、『次へ』をタップします。

 ※項目内容は、上記【web版での設定方法】と同様です。

4．メッセージ設定画面で『＋追加』ボタンをタップし、メッセージの種類を選択します。

 種類を選択した後、メッセージの内容を設定し『利用開始』ボタンをタップしましょう。

 利用開始をしない場合は、『保存』ボタンを押して保存状態にしておくことが可能です。

チャットと自動返信を併用する方法

チャットと自動返信機能を併用する方法は、以下の通りです。

1.LINE公式アカウントの管理画面にログインし、ホーム画面の右上にある『設定』をクリックします。

2．左横のメニューにある『応答設定』をクリックします。

次に、応答機能の『チャット』をオンにし、チャットの応答方法の『手動チャット＋応答メッセージ』を選択します。

この設定をすることで、チャットと自動返信を併用することが可能です。

応答メッセージ・自動返信機能を利用するメリット

応答メッセージ・自動返信機能を利用することで、いくつかのメリットがあります。

ここでは、応答メッセージ・自動返信機能を利用するメリットについて解説します。

迅速に利用者に対応できる

1つ目のメリットは、迅速に利用者に対応できることです。

営業時間外や担当者がすぐに対応できない状況で、利用者からのお問い合わせや質問が来る場面は多いでしょう。

応答メッセージを設定しておけば自動でメッセージを送信してくれるため、利用者を待たせることなく回答が返信できます。

このように迅速に対応することで、顧客満足度の向上や信頼関係の構築が期待できるでしょう。

返信内容のムラがなくなる

2つ目のメリットは、返信内容のムラがなくなることです。

応答メッセージ・自動返信機能では、事前に設定したテンプレートを使用して一貫したメッセージを送信します。

そのため、担当者ごとに異なる回答が生じるといったリスクを軽減し、利用者に対する対応を均一化できるのです。

特に、FAQやよくあるお問い合わせに対しては、応答メッセージ・自動返信機能を活用することで迅速かつ正確な対応が可能となります。

配信のコストを抑えられる

3つ目のメリットは、配信のコストを抑えられることです。

応答メッセージは、従量課金の対象外であるため配信コストはかかりません。

営業時間やよくある質問などのメッセージに対しては、応答メッセージのほうが配信コストも削減しつつ満足度の高い対応ができることが考えられます。

また、個別対応する時間と負担も軽減できるため、人件費の削減にもつながります。

応答メッセージ・自動返信機能の活用方法

応答メッセージ・自動返信機能は、LINE公式アカウントのさまざまな機能と組み合わせて活用することができます。

上手く活用することで、さらなる業務効率化や顧客満足度のアップが期待できます。

応答メッセージ・自動返信機能の活用方法について以下で確認し、実践してみましょう。

リッチメニューと合わせて活用する

リッチメニューと応答メッセージ・自動返信機能を組み合わせることで、顧客対応をより自動化できます。

リッチメニューと応答メッセージ・自動返信機能を合わせて活用する流れは、以下の通りです。

1. リッチメニューのアクションタイプ設定で『テキスト』を設定する
2. 設定したテキストを応答メッセージのキーワードとして登録する
3. ユーザーがリッチメニュー内のテキストをタップすると同じテキストがチャット上に送信される
4. 応答メッセージがキーワードに反応して自動で回答を返信する

よくある質問などを設定しておくと個別対応する手間が省け、業務効率化に効果的です。

カードタイプメッセージと合わせて活用する

リッチメニューと組み合わせた際の同様の流れが、カードタイプメッセージでも対応できます。

カードタイプメッセージと応答メッセージ・自動返信機能を合わせて活用する流れは、以下の通りです。

1. カードタイプメッセージのアクションタイプ設定で『テキスト』を設定する
2. 設定したテキストを応答メッセージのキーワードとして登録する
3. ユーザーがカードタイプメッセージ上のテキストをタップすると同じテキストがチャット上に送信される
4. 応答メッセージがキーワードに反応して自動で回答を返信する

サービス紹介やクーポン配布に活用する

応答メッセージ・自動返信機能は、サービス紹介やクーポン配布に活用することもできます。

応答メッセージは動画やスタンプ、クーポンといったさまざまなコンテンツの設定が可能です。

サービス紹介やクーポンに関するキーワードを設定し、友だちから該当するメッセージが送られてきたら自動でクーポンや紹介動画を返信するといった設定ができます。

メッセージ応答を活用することで利用者は手軽にお得な情報やサービス内容を得られるため、リピーターの獲得にも期待できます。

カスタマーサポートとして活用する

利用者からのお問い合わせが多いアカウントであれば、応答メッセージはカスタマーサポートとして大いに活用できます。

その際、手動チャットと応答メッセージを上手く切り替えることで業務効率化ができます。

たとえば『営業時間』や『定休日』など簡単な質問に対しては応答メッセージ、複雑な内容のメッセージに対しては手動メッセージを利用するといった活用方法がおすすめです。

応答メッセージをカスタマーサポートとして活用することで業務負担を軽減しつつ、細やかな対応が可能となります。

LINE公式アカウントの応答メッセージ・自動返信機能で業務を効率化！

LINE公式アカウントの応答メッセージ・自動返信機能は、友だちからのメッセージに対して自動でメッセージを返信してくれる機能です。

応答メッセージ・自動返信機能の応答方法である『一律応答』と『キーワード応答』を上手く併用することで、個別対応する手間が省けて業務効率化に効果的です。

また、チャットと応答メッセージを使い分ければ、利用者の満足度向上も期待できるでしょう。

本記事を参考に、応答メッセージ・自動返信機能を設定し、更なる業務効率化を目指しましょう！